Éra papírových a dokonce i běžných PDF faktur, které se musejí ručně přepisovat do účetních systémů, se chýlí ke konci. Evropská unie razantně postupuje směrem k povinné elektronické fakturaci, což představuje revoluci v účetnictví, zejména pro malé a střední podniky (MSP). Cílem je zjednodušit podnikání, snížit administrativní zátěž, sjednotit postupy a hlavně účinněji bojovat proti daňovým únikům, zejména v oblasti DPH. Klíčem k tomuto přechodu je standardizace formátů, jako jsou ISDOC a EDI.
🚀 Povinná digitalizace: Balíček ViDA a termíny pro EU
Zásadní změnu přináší legislativní balíček EU s názvem VAT in the Digital Age (ViDA), který byl schválen Evropským parlamentem v dubnu 2025 (podle dostupných informací). ViDA zavádí digitální výkaznictví a povinnou e-fakturaci.
| Událost | Předpokládaný termín | Rozsah |
| Přechodné období pro členské státy | Od 1. července 2028 | Možnost dobrovolného zavedení nového režimu DPH pro e-fakturaci. |
| Zrušení režimu Call-off stock | Od 1. července 2028 | Nahrazení reverse charge režimem pro lokální B2B dodání zboží/služeb. |
| Povinná e-fakturace pro přeshraniční B2B transakce | Od 1. července 2030 | Všechny přeshraniční transakce v EU budou podléhat novému režimu digitálního výkaznictví (DRR), který nahradí současná souhrnná hlášení. Faktury se budou muset vystavit do 10 dnů. |
| Možnost výjimky pro malé podniky | Po zavedení ViDA (od 1. 7. 2030) | Členským státům má zůstat možnost vyloučit z povinné e-fakturace podnikatele využívající režim pro malé podniky, pokud nedojde k narušení hospodářské soutěže. |
📌 Klíčový termín: Povinná elektronická fakturace pro přeshraniční B2B transakce by měla začít platit od 1. července 2030. Členské státy si zachovávají určitou flexibilitu u lokálních transakcí a u malých podniků, ale trend směřuje k plné digitalizaci.
📑 Co je to elektronická faktura (E-faktura)?
E-faktura není jen faktura poslaná e-mailem ve formátu PDF! Skutečná elektronická faktura je strukturovaný datový soubor (např. ve formátu XML), který je navržen tak, aby jej mohly automaticky zpracovávat informační systémy (účetní programy, ERP systémy) bez nutnosti ručního zadávání dat. Tím se zásadně snižuje chybovost a zvyšuje rychlost zpracování.
Dvěma nejdůležitějšími standardy pro strukturovanou elektronickou fakturaci v českém a mezinárodním kontextu jsou ISDOC a EDI.
1. Standard ISDOC (Information System Document)
ISDOC je národní standard pro elektronickou fakturaci v České republice.
- Co to je: Jedná se o strukturovaný formát založený na mezinárodním standardu UBL (Oasis Unified Business Language), který byl doplněn o česká specifika (např. daňový zálohový list). Technicky jde o soubor ve formátu XML (s příponou
.isdoc). - Jak funguje: Dokument obsahuje veškeré údaje potřebné pro účetní a daňové náležitosti, ale v takové struktuře, aby je účetní software mohl automaticky načíst a zpracovat. Často se používá i varianta ISDOCX, což je ZIP archiv, který kromě XML souboru obsahuje i další přílohy (např. vizuální podobu faktury v PDF).
- Pro MSP: ISDOC je často implementován přímo v běžných českých účetních a fakturačních systémech (např. Pohoda, Money, iDoklad). Pro MSP je to obvykle nejjednodušší cesta k e-fakturaci, protože umožňuje automatizovaný import a export faktur s minimálními dodatečnými náklady.
2. Standard EDI (Electronic Data Interchange)
EDI je mezinárodní a komplexnější standard pro elektronickou výměnu dat.
- Co to je: Jedná se o systém pro elektronickou výměnu obchodních dokumentů (nejen faktur, ale i objednávek, dodacích listů, avíz o platbě atd.) mezi informačními systémy obchodních partnerů ve strukturovaných formátech. Nejčastějším mezinárodním standardem je UN/EDIFACT.
- Jak funguje: EDI komunikace probíhá obvykle přes specializované EDI providery (sítě), kteří zajišťují konverzi dokumentů a jejich bezpečný a automatizovaný přenos mezi systémy. Každý partner je identifikován unikátním kódem (EAN/GLN).
- Pro MSP: EDI je typicky využíván ve velkoobjemovém obchodním styku, zejména při komunikaci s obchodními řetězci nebo ve výrobních odvětvích (automobilový průmysl). Pro MSP, která jsou dodavateli těchto velkých firem, se stává EDI často povinným požadavkem pro obchodní spolupráci. Jde o komplexnější řešení, které vyžaduje spolupráci s EDI poskytovatelem.
📈 Proč je digitalizace fakturace nevyhnutelná?
Přechod na e-fakturaci není jen nutné zlo, ale především příležitost k modernizaci procesů.
Výhody pro malé a střední podniky (MSP)
- Snížení chybovosti: Automatický přenos dat eliminuje chyby způsobené ručním přepisováním faktur.
- Úspora času a nákladů: Odpadá tisk, obálkování, portovné, archivace papírových dokumentů a čas strávený manuálním zadáváním dat.
- Zrychlení peněžních toků (Cashflow): Rychlejší a bezchybné zpracování na straně odběratele vede k rychlejším platbám.
- Přesnost a transparentnost: Přesnější fakturační tok zvyšuje důvěru u bank a investorů, což může zlepšit přístup k financování.
- Ekologie: Snížení spotřeby papíru a dopravy.
Výhody pro stát (Cíl ViDA)
- Boj proti daňovým únikům: Digitální výkaznictví v reálném nebo téměř reálném čase umožňuje finančním správám rychleji odhalovat podvodné transakce DPH.
- Zjednodušení DPH pravidel: Postupná harmonizace pravidel a zrušení některých administrativních povinností (např. Souhrnné hlášení u přeshraničních transakcí).
🛠️ Výzvy a příprava pro MSP
Povinná digitalizace s sebou nese i řadu technických a procesních výzev, zejména pro menší firmy, které dosud fungovaly primárně s papírem nebo PDF:
- IT Systémy a Software: Je nutné zajistit, že používaný účetní a fakturační software je kompatibilní s novými standardy (ISDOC, v budoucnu evropský standard vycházející z EN 16931, který ISDOC podporuje).
- Zajištění shody a bezpečnosti: Nutnost řešit otázky archivace e-faktur, zajištění původu dokumentu, digitálních podpisů (kde jsou vyžadovány) a souladu s GDPR.
- Procesní změny: Nastavení nových interních procesů pro příjem, schvalování a archivaci čistě elektronických dokumentů.
- Školení: Zaměstnanci, zejména účetní, musejí být proškoleni pro práci s novými digitálními formáty a systémy.
Pro MSP je ideální začít s implementací standardu ISDOC ve svém stávajícím softwaru. Většina moderních systémů už tuto funkci nabízí (např. vystavení PDF, které v sobě již obsahuje strukturovaná data ISDOC pro automatické zpracování). Postupné osvojování strukturované fakturace je nejlepší přípravou na nevyhnutelnou budoucí povinnost.
